Connecter Pipedrive à Robaws

La situation dans la construction et l'installation

Dans une entreprise d'installation, tout tourne autour du chantier. Le devis se fait dans Robaws, car les postes, les quantités et les prix s'y trouvent. Le planning vit dans un autre logiciel. Le suivi du client, lui, reste dans la boîte mail du commercial.

Cela fonctionne tant que vous êtes petit. Dès qu'il y a deux commerciaux et dix devis en cours, la vue d'ensemble disparaît. Personne ne sait qui doit encore rappeler quel devis. Le dirigeant voit quelque chose une fois la commande arrivée, ou une fois qu'elle tarde.

Chez MM Montage, c'était exactement cela. Les devis étaient dans Robaws et le planning dans vPlan. Aucun des deux ne parlait au CRM. Les deals devaient être encodés à la main dans plusieurs systèmes. Chaque encodage manuel est un endroit où naît une erreur.

Ce que chaque système fait le mieux

Avant de connecter quoi que ce soit, il faut savoir qui commande où. Sinon vous construisez deux systèmes qui se contredisent.

• ✓Robaws est la maison du calcul et de l'administration de projet. C'est là que naît le devis avec ses postes, ses quantités et ses prix. C'est là que le dossier du chantier continue.
• ✓Pipedrive est la maison du processus de vente. Qui a appelé quand, à quelle étape se trouve la demande, quelle est la probabilité et quelle est la prochaine action.
• ✓Nous construisons le pont entre les deux. Le commercial ne doit ainsi rien réencoder, et chaque logiciel continue de faire ce qu'il fait bien.

Ce qui n'arrive pas compte tout autant. Pipedrive ne va pas faire de calculs et Robaws ne va pas tenir un pipeline. Nous appliquons la même logique à chaque logiciel de notre aperçu des connexions.

Ce que nous avons construit chez MM Montage

Chez MM Montage, nous avons connecté Robaws à Pipedrive. Dès qu'un devis existe dans Robaws, il arrive dans Pipedrive sous forme de deal. Pas comme une simple note, mais avec les données sur lesquelles un commercial pilote vraiment.

• ✓La valeur du devis, pour que le pipeline affiche un montant correct.
• ✓Le nombre de m², car c'est l'unité de comparaison dans ce secteur.
• ✓Le type de produit, pour voir quel type de travail est gagné le plus souvent.
• ✓Le numéro de devis, pour suivre le deal et le dossier Robaws un pour un.
• ✓Le devis en PDF, directement en pièce jointe du deal, pour ne plus chercher dans une boîte mail.

Le commercial rédige donc son devis dans Robaws, exactement comme avant. Ce qui change, c'est que le CRM sait immédiatement que ce devis existe et ce qu'il contient. Ce cas figure aussi parmi nos résultats.

Pourquoi cela fait la différence

Après la connexion, tout le monde travaille à partir de la même image de chaque client et de chaque devis. Le commercial, le planificateur et le manager regardent les mêmes données. Ce que l'un encode, l'autre le voit aussitôt.

Cela supprime d'abord le travail en double. Personne n'encode plus deux fois le même deal. Cela supprime aussi les discussions. Si la valeur dans Pipedrive vient de Robaws, plus personne ne demande quel montant est le bon.

Et cela rend le suivi possible. Un devis qui dort depuis trois semaines saute aux yeux dans un pipeline. Dans une boîte mail, il ne saute aux yeux de personne.

Où ce type de connexion déraille

Relier un logiciel de calcul à un CRM semble simple. En pratique, une telle connexion bute presque toujours sur les mêmes quatre points.

• ✓Les clients en double. Les deux systèmes connaissent le même client sous une autre orthographe. Sans clé fixe, en général le numéro d'entreprise BCE, vous obtenez deux organisations.
• ✓Les révisions. Un devis est adapté puis renvoyé. Si chaque version arrive comme nouveau deal, votre pipeline déborde de doublons en un mois.
• ✓Qui gagne. Un deal est-il gagné dans Pipedrive ou dans Robaws ? Choisissez un seul endroit et laissez l'autre suivre. Deux endroits, cela fait deux vérités.
• ✓Les pannes silencieuses. Une connexion qui s'arrête sans alerte est plus dangereuse que pas de connexion du tout. Tout le monde s'y fie et personne ne vérifie.

Il y a un cinquième point souvent oublié : après le devis vient la facture. Depuis le 1er janvier 2026, la facturation électronique structurée est obligatoire en Belgique entre entreprises assujetties à la TVA, via le réseau Peppol. Pipedrive n'est pas un Access Point Peppol et n'est pas un logiciel de facturation. Comment rendre cette chaîne étanche est expliqué dans le guide du devis à la facture électronique et sur notre page facturation électronique.

Ce que nous construisons

Nous construisons cette connexion nous-mêmes, en tant que partenaire certifié Make.com. Nous ne dépendons donc pas de ce qu'un logiciel livre par hasard. Nous déterminons avec vous quelles données circulent, dans quel sens et à quel moment.

Nous configurons également Pipedrive, pour que les données venant de Robaws aient un endroit où atterrir. Un champ pour le numéro de devis, un champ pour les m², un champ pour le type de produit.

Et nous construisons la gestion des erreurs et le monitoring avec. Si un devis échoue, il est représenté et un humain reçoit une alerte. Nous ne connectons rien que nous ne puissions surveiller.

Nous l'avons déjà fait, chez une entreprise de montage belge. Quels autres systèmes nous relions pour les PME belges, vous le voyez dans nos intégrations Pipedrive. Vous voulez savoir si votre situation s'y prête ? Planifiez un intake via la page contact.