Facturation électronique en Belgique : ce qui change pour votre CRM

Ce qui s'applique depuis le 1er janvier 2026

Toutes les entreprises belges assujetties à la TVA doivent s'envoyer des factures électroniques structurées. Structuré veut dire : un fichier lu par un logiciel, pas un pdf lu par un humain. Peppol est le canal imposé, au format Peppol BIS, conforme à la norme européenne EN 16931.

L'inscription sur le réseau Peppol vaut elle-même accord pour la facturation électronique. Vous ne devez donc pas demander l'accord de chaque client séparément. Pour les marchés publics, l'obligation existe depuis plus longtemps, à savoir depuis le 1er mars 2024, sauf pour les contrats de moins de 3.000 euros. La base légale a été publiée au Moniteur belge le 20 février 2024.

Une période de tolérance a couru du 1er janvier au 31 mars 2026. Qui pouvait démontrer des démarches raisonnables et rapides échappait aux sanctions. Cette période est terminée. Les amendes sont progressives : 1.500 euros pour une première infraction, 3.000 euros pour une deuxième et 5.000 euros à partir de la troisième. Trois mois séparent deux infractions.

Pour qui l'obligation vaut et qui en est dispensé

Il existe quatre catégories d'exemption. Les entreprises sous le régime de la franchise pour petites entreprises, avec un seuil de 25.000 euros de chiffre d'affaires annuel. Le régime particulier agricole. Les assujettis non établis en Belgique et sans établissement stable. Et certaines entreprises faillies ou exemptées.

Si vous facturez uniquement à des particuliers, vous ne devez pas envoyer dans ce format. Recevoir reste par contre obligatoire. Vos fournisseurs vous enverront eux aussi des factures électroniques, et elles doivent arriver quelque part et être traitées.

Il y a peut-être aussi une contrepartie fiscale. Les autorités prévoient des incitants autour de la digitalisation et de la facturation électronique. Savoir si votre dossier y donne droit et ce que cela rapporte est une question pour votre comptable. Nous ne donnons aucun conseil fiscal.

Pourquoi il s'agit malgré tout d'une histoire de CRM

Pipedrive n'est pas un logiciel de facturation et n'est pas un Access Point Peppol. Aucune facture ne part de votre CRM. Nous recevons pourtant cette question chaque semaine, et à juste titre. L'obligation ne touche pas Pipedrive en soi, mais le bout de processus situé juste après l'affaire gagnée.

Regardez la chaîne. Vous faites un devis, le client signe, l'affaire passe en gagnée, et une facture doit naître. Avant, ce passage pouvait rester approximatif. Quelqu'un recopiait les données dans le logiciel de facturation, corrigeait une adresse au passage, et l'affaire était réglée. Un pdf accepte tout. À quoi ressemble ce chemin étape par étape, nous le décrivons dans du devis à la facture électronique.

Une facture structurée, elle, n'accepte pas tout. Elle est lue et contrôlée par un logiciel. S'il manque une donnée obligatoire, ce n'est pas une facture valable. Où votre CRM s'arrête et où l'Access Point commence, nous l'expliquons dans Peppol et votre CRM.

Les trois questions que reçoit chaque PME belge

Dans chaque conversation sur la facturation électronique, les mêmes trois questions reviennent. Toutes portent sur le même endroit : le passage entre la vente et la facturation.

Ce qui déraille quand la chaîne ne tient pas

La première chose que vous remarquez, c'est le travail manuel. Chaque affaire gagnée est réencodée dans le logiciel de facturation. À dix factures par mois, cela passe. À cent, cela devient vite une demi-journée par semaine, et ce temps ne va pas à la prospection.

La deuxième, ce sont les erreurs. Un numéro de TVA erroné ou une donnée obligatoire manquante donne une facture qui n'arrive pas. Le client n'a rien reçu, vous pensez avoir facturé, et vous le découvrez seulement quand le paiement tarde. Votre suivi client ne colle alors plus non plus, puisque dans le CRM l'affaire est bien en gagnée.

La troisième, c'est le risque de facturer structurellement en retard ou dans un format non conforme. La période de tolérance est terminée et les amendes montent à chaque infraction. Nous ne sommes pas juristes : pour l'analyse de votre situation, adressez-vous à votre comptable. Mais une chaîne qui repose sur le recopiage finit toujours par laisser passer quelque chose.

Ce que nous faisons

Nous configurons la partie qui nous revient : Pipedrive et la connexion vers votre logiciel de facturation. Concrètement, cela veut dire des champs standardisés au niveau de l'organisation et de l'affaire, avec le numéro d'entreprise à une place fixe et dans un format fixe. Des champs obligatoires avant qu'une affaire puisse passer en gagnée. Et un contrôle qui signale ce qui manque, avant que la facture doive partir.

Ensuite, nous mettons le flux en place. Une affaire gagnée transmet ses données au logiciel de facturation, qui construit la facture structurée et l'envoie via Peppol. Les connexions que nous utilisons et la façon dont nous les testons sont décrites sur intégrations Pipedrive. L'envoi reste chez le logiciel. Nous veillons à ce qu'il n'ait rien à deviner.

Vous doutez que votre configuration actuelle tienne la route ? Dites-nous quels outils vous utilisez et comment un devis devient aujourd'hui une facture. Cette conversation dure une demi-heure et vous donne une réponse honnête. Planifiez-la via contact.