Du devis dans Pipedrive à la facture électronique structurée

Pourquoi la facture commence au devis

Une facture structurée est lisible par machine. Plus personne n'intervient pour compléter une donnée manquante ou corriger une faute de frappe. Tout ce qui doit figurer sur cette facture doit donc déjà être correct au moment où le deal passe en gagné.

En pratique, cela fonctionne à l'envers. Le commercial encode ce dont il a besoin pour vendre. La comptabilité complète plus tard ce qu'il faut pour facturer. Ce second tour est exactement le travail manuel que vous voulez supprimer.

L'exercice n'est donc pas technique mais organisationnel. Vous déplacez le contrôle qualité vers l'avant, au moment où votre commercial est encore en contact avec le client. À cet instant, un numéro d'entreprise manquant se règle par une question. Deux semaines plus tard, c'est une enquête.

Pourquoi cela ne colle pas dans Pipedrive

Trois schémas reviennent presque toujours chez les PME belges.

• Le numéro d'entreprise est dans un champ de notes ou collé derrière le nom de la société. Une connexion ne peut rien en faire, car elle lit un champ et non une phrase.
• Le nom de la société est celui que le commercial a encodé. Pratique pour chercher, inutilisable sur une facture qui exige la dénomination légale.
• Il n'y a pas de taux de TVA par ligne. Tant que tout le monde suppose 21 pour cent, cela passe inaperçu. Avec un taux différent ou une autoliquidation, non.

Un quatrième schéma, plus discret : les organisations en double. Le même client deux fois dans Pipedrive, ce sont deux fiches clients dans votre logiciel de facturation, chacune avec un morceau de la vérité. Dédoublonnez d'abord, connectez ensuite.

Comment le configurer

Commencez par les champs organisation. Créez un champ dédié pour le numéro d'entreprise et un champ dédié pour le numéro de TVA. Convenez d'une seule notation et tenez-vous-y, car un champ que chacun remplit à sa façon est aussi inutilisable qu'un champ vide.

Rendez ensuite les données de facturation obligatoires avant qu'un deal ne puisse passer en phase gagnée. Pipedrive peut rendre des champs obligatoires par phase, et c'est le contrôle le moins cher qui existe. Un commercial qui ne peut pas avancer sans numéro d'entreprise le demande, tout simplement.

Travaillez ensuite avec des lignes de produits sur le deal plutôt qu'avec un montant unique. Chaque ligne reçoit une description, un montant et un taux de TVA. Les mêmes lignes portent votre devis et votre facture, sans rien recalculer en cours de route.

Et choisissez la validation en amont plutôt que la correction en aval. Un nettoyage mensuel des numéros manquants est un symptôme, pas une solution. La façon dont nous construisons cette configuration et la connexion qui l'entoure est décrite sur la page intégrations et automatisation.

Le moment de bascule : le deal passe en gagné

Au moment où un deal passe en gagné, une seule chose se produit : les données partent vers votre logiciel de facturation et une facture brouillon y apparaît. Ce brouillon est le pivot de tout votre processus. S'il est correct sans que personne ne complète quoi que ce soit, votre chaîne fonctionne.

Pipedrive n'envoie pas de factures et n'est pas un Access Point Peppol. L'envoi se fait chez votre logiciel de facturation ou chez le service qui y est rattaché. Teamleader est un Access Point Peppol certifié, Billit se positionne également comme Access Point. Où votre CRM s'arrête et où l'Access Point commence est expliqué dans le guide Peppol et votre CRM.

La question de la propriété est ainsi tranchée. Jusqu'au moment du gain, le CRM est la source de vérité pour les données clients et les lignes du deal. Ensuite, la comptabilité est la source de vérité pour les montants et la TVA. Le CRM reçoit tout au plus le statut de paiement en retour, pour que votre commercial voie qu'une facture reste ouverte.

Deux chiffres encore à connaître. Le seuil d'exemption pour les petites entreprises est fixé à 25.000 euros de chiffre d'affaires annuel. Et les amendes sont progressives : 1.500 euros, puis 3.000 euros, et 5.000 euros à partir de la troisième infraction.

Ce que vous testez avant la mise en service

Cinq tests, et seulement ensuite vous basculez le reste de votre fichier clients.

• Prenez trois vrais clients dans trois situations : une PME belge classique, un client avec un taux de TVA différent et un client dont l'adresse de facturation diffère de l'adresse de visite.
• Faites tourner la chaîne une fois de bout en bout, du devis à la facture envoyée, et comparez le résultat ligne par ligne avec ce que vous attendiez.
• Vérifiez que votre contrepartie est bien retrouvable sur le réseau via son numéro d'entreprise, avant d'envoyer la première vraie facture.
• Passez un deal en gagné avec un champ obligatoire vide et regardez si le système le bloque. Une validation que vous n'avez pas testée n'existe pas.
• Faites échouer la connexion volontairement et regardez si quelqu'un reçoit une alerte. Une panne silencieuse est plus dangereuse qu'aucune connexion, car tout le monde s'y fie.

Si vous butez dès le premier test sur votre logiciel de facturation, lisez d'abord comment monter la connexion dans le guide connecter Pipedrive à votre facturation. Vous préférez ne pas creuser vous-même ? Planifiez un intake via notre page contact.