Connecter Pipedrive à Exact Online

La situation : la vente ici, la comptabilité là

Le travail manuel est le plus souvent invisible. Quelqu'un à l'administration ouvre le deal gagné, rassemble les données et crée une fiche client. Cinq minutes par deal. À cinquante deals par mois, cela fait une demi-journée de travail.

Pire que le temps, il y a le risque d'erreur. Un chiffre erroné dans un numéro de TVA ne se remarque qu'au refus de la facture. Un mauvais délai de paiement ne se remarque qu'au moment du rappel.

Et il y a la différence de langage. Votre commercial pense en opportunités, votre comptabilité en numéros de client et en écritures. Le même client porte un autre nom et un autre numéro dans chaque système. Tant que personne ne fixe cela, le pont reste une personne devant un second écran.

Pourquoi la version belge compte

Exact Online dispose d'une version belge avec ses propres règles d'imputation. Cela ressemble à un détail, mais cela détermine à quoi ressemble votre connexion.

En pratique, cela signifie qu'un mode d'emploi néerlandais ne s'applique pas tel quel ici. Ce qui est une configuration logique de l'autre côté de la frontière peut produire en Belgique une écriture que votre comptable renvoie. Nous ne suivons donc jamais une instruction écrite pour un autre pays.

Impliquez donc votre comptable tôt. Pas à la fin, mais au début, quand vous décidez quelle donnée vit où. Un comptable qui valide les premières factures de test est le contrôle le moins cher qui existe.

Les données dont votre comptabilité a besoin

Une écriture correcte demande moins de données que vous ne le pensez. Elles doivent seulement toutes être justes.

• ✓La dénomination légale, telle qu'elle figure à la BCE. Pas le nom commercial sous lequel votre client se présente.
• ✓Le numéro d'entreprise. C'est ce qui distingue vos clients les uns des autres et ce qui permet de retrouver votre contrepartie sur le réseau Peppol.
• ✓Le numéro de TVA. En Belgique, il ressemble au numéro d'entreprise, mais c'est un autre champ avec une autre signification.
• ✓L'adresse de facturation, distincte de l'adresse de visite. Les clients plus grands reçoivent souvent leurs factures ailleurs.
• ✓Le délai de paiement. Tant qu'il ne vit que dans un e-mail, votre comptabilité ne peut rien en faire.

S'y ajoutent les lignes de facture. Par ligne : une description, un montant et un taux de TVA. Un seul montant total sans taux par ligne oblige l'administration à recalculer. La facturation électronique structurée est obligatoire depuis le 1er janvier 2026 en Belgique entre entreprises assujetties à la TVA, via le réseau Peppol. Ce que cela implique figure sur notre page facturation électronique.

Pourquoi ces données sont souvent fausses dans le CRM

Ce n'est pas de la négligence. Un commercial encode ce dont il a besoin pour vendre, et c'est moins que ce dont votre comptabilité a besoin pour facturer. Trois schémas reviennent presque toujours chez les PME belges.

• ✓Le numéro d'entreprise vit dans une note ou collé derrière le nom de la société. Une connexion lit un champ et non une phrase, donc cette donnée ne part jamais.
• ✓Le nom de la société est celui que le commercial a entendu. Pratique pour chercher, inutilisable sur une facture qui exige la dénomination légale.
• ✓Le même client s'y trouve deux fois. Deux fiches dans le CRM deviennent deux clients dans votre comptabilité, chacun avec son propre solde ouvert.

La solution n'est pas de demander plus sévèrement, mais de déplacer le contrôle vers l'avant. Un deal qui ne peut pas passer en gagné sans numéro d'entreprise impose la question au moment où votre commercial est encore en contact avec le client. À cet instant, c'est une simple question. Deux semaines plus tard, une enquête.

Dédoublonnez donc d'abord, connectez ensuite. Envoyer des doublons, c'est déplacer le double travail au lieu de le supprimer.

Le moment de bascule et qui est propriétaire ensuite

Il y a un seul moment où les données passent : le deal passe en gagné. Une fiche client et une facture brouillon apparaissent alors de l'autre côté. Si ce brouillon est correct sans que personne ne complète quoi que ce soit, votre chaîne fonctionne.

Nous plaçons ce moment sciemment sur le gain et pas plus tôt. Créer une fiche client pour un deal encore perdable pollue votre comptabilité avec des sociétés qui ne deviendront jamais clientes.

Après le gain, la propriété bascule. Jusque-là, le CRM est la source de vérité pour les données clients et les lignes du devis. Ensuite, votre comptabilité est la source de vérité pour les montants, la TVA et les paiements. Pipedrive n'est pas un Access Point Peppol et n'est pas un logiciel de facturation : il fournit les données, la facture naît et part du côté comptable.

Un seul flux revient en arrière : le statut de paiement. Un commercial qui voit qu'une facture reste ouverte en parle lui-même avant de rédiger un nouveau devis. Le déroulement exact de cette chaîne, du devis à la facture envoyée, est décrit dans le guide du devis à la facture électronique.

Ce que nous construisons

Nous configurons d'abord votre Pipedrive. Des champs dédiés pour le numéro d'entreprise et le numéro de TVA, une seule notation convenue et une adresse de facturation distincte de l'adresse de visite. Ensuite, nous rendons ces champs obligatoires avant qu'un deal ne puisse passer en phase gagnée.

Nous connectons ensuite le deal gagné à votre comptabilité. Sales Surge est Pipedrive Platinum Partner et partenaire certifié Make.com. Nous construisons la connexion nous-mêmes, sur mesure pour votre processus.

Nous construisons avec gestion des erreurs et surveillance. Si le transfert s'arrête, quelqu'un reçoit une alerte. Une panne silencieuse est plus dangereuse qu'aucune connexion, car votre administration croit que tout est bien passé.

Et nous testons avant la mise en service. Trois vrais clients, une fois toute la chaîne de bout en bout, et le résultat comparé ligne par ligne. Une validation que vous n'avez pas testée n'existe pas.

Pour voir quels logiciels nous relions encore à Pipedrive, consultez l'aperçu des intégrations. Si votre vente vit encore dans un autre CRM, commencez par la migration vers Pipedrive. Vous ne savez pas par où commencer ? Soumettez-le-nous via la page contact.