Pipedrive koppelen aan Exact Online

De situatie: verkoop hier, boekhouding daar

Het handwerk is meestal onzichtbaar. Iemand op de administratie opent de gewonnen deal, zoekt de gegevens bij elkaar en maakt een klantfiche aan. Vijf minuten per deal. Bij vijftig deals per maand is dat een halve werkdag.

Erger dan de tijd is de foutgevoeligheid. Een cijfer verkeerd in een btw-nummer valt pas op als de factuur geweigerd wordt. Een verkeerde betalingstermijn valt pas op bij het aanmanen.

En er is het verschil in taal. Je verkoper denkt in kansen en klanten, je boekhouding denkt in klantnummers en boekingen. Dezelfde klant heeft in beide systemen een andere naam en een ander nummer. Zolang niemand dat vastlegt, blijft de brug een mens met een tweede scherm.

Waarom de Belgische versie ertoe doet

Exact Online heeft een Belgische versie met eigen boekingsregels. Dat klinkt als een detail, maar het bepaalt hoe je koppeling eruitziet.

Praktisch betekent het dat een Nederlandse handleiding hier niet zomaar klopt. Wat over de grens een logische inrichting is, kan in België een boeking opleveren die je boekhouder terugstuurt. Wij gaan daarom nooit af op een instructie die voor een ander land geschreven is.

Betrek je boekhouder dus vroeg. Niet aan het einde, maar aan het begin, als je bepaalt welk gegeven waar thuishoort. Een boekhouder die de eerste testfacturen goedkeurt, is de goedkoopste controle die er bestaat.

Welke gegevens je boekhouding nodig heeft

Een correcte boeking vraagt minder gegevens dan je denkt. Ze moeten alleen allemaal kloppen.

• ✓De officiële bedrijfsnaam, zoals die in de KBO staat. Niet de handelsnaam waaronder je klant zich voorstelt.
• ✓Het ondernemingsnummer. Daarmee houd je klanten uit elkaar en daarmee vind je je tegenpartij terug op het Peppol-netwerk.
• ✓Het btw-nummer. In België lijkt dat op het ondernemingsnummer, maar het is een ander veld met een andere betekenis.
• ✓Het facturatieadres, los van het bezoekadres. Grotere klanten laten hun facturen vaak elders toekomen.
• ✓De betalingstermijn. Zolang die alleen in een mail staat, kan je boekhouding er niets mee.

Daar komen de factuurregels bij. Per regel een omschrijving, een bedrag en een btw-tarief. Eén totaalbedrag zonder tarief per regel dwingt de administratie tot herrekenen. Gestructureerde e-facturatie is in België verplicht sinds 1 januari 2026 tussen btw-plichtige ondernemingen, via het Peppol-netwerk. Wat dat betekent, staat op onze pagina over e-facturatie.

Waarom die gegevens in het CRM vaak niet kloppen

Niet uit slordigheid. Een verkoper vult in wat hij nodig heeft om te verkopen, en dat is minder dan wat je boekhouding nodig heeft om te factureren. Drie patronen komen bij Belgische kmo's bijna altijd terug.

• ✓Het ondernemingsnummer staat in een notitie of achter de bedrijfsnaam getikt. Een koppeling leest een veld en geen zin, dus die gegevens gaan nooit mee.
• ✓De bedrijfsnaam is de naam die de verkoper hoorde. Handig om op te zoeken, onbruikbaar op een factuur die de officiële naam vraagt.
• ✓Dezelfde klant staat er twee keer in. Twee fiches in het CRM worden twee klanten in je boekhouding, elk met een eigen openstaand saldo.

De oplossing is niet strenger vragen, maar de controle naar voren halen. Een deal die niet op gewonnen kan zonder ondernemingsnummer, dwingt de vraag af op het moment dat je verkoper nog contact heeft met de klant. Dan is het één vraag. Twee weken later is het een zoektocht.

Ruim daarom eerst op en koppel daarna. Dubbele organisaties doorsturen is dubbel werk verplaatsen.

Het overdrachtsmoment en wie daarna eigenaar is

Er is één moment waarop de gegevens overgaan: de deal gaat op gewonnen. Daar ontstaat aan de andere kant een klantfiche en een conceptfactuur. Klopt dat concept zonder dat iemand iets aanvult, dan werkt je keten.

Wij leggen dat moment bewust op winst en niet eerder. Een klantfiche aanmaken voor een deal die je nog kunt verliezen, vervuilt je boekhouding met bedrijven die nooit klant worden.

Na het winnen kantelt het eigenaarschap. Tot dat moment is het CRM de bron van waarheid voor klantgegevens en offerteregels. Daarna is je boekhouding de bron van waarheid voor bedragen, btw en betalingen. Pipedrive is geen Peppol Access Point en geen facturatiepakket: het levert de gegevens, de factuur ontstaat en vertrekt aan de boekhoudkant.

Eén stroom loopt wel terug: de betaalstatus. Een verkoper die ziet dat er nog een factuur openstaat, belt daar zelf over voor hij een nieuwe offerte maakt. Hoe die keten van offerte tot verstuurde factuur precies verloopt, lees je in de gids van offerte naar e-factuur.

Wat wij bouwen

Wij richten eerst je Pipedrive in. Eigen velden voor het ondernemingsnummer en het btw-nummer, één afgesproken schrijfwijze en een facturatieadres los van het bezoekadres. Daarna maken we die velden verplicht voordat een deal naar de winst-fase mag.

Daarna koppelen wij de gewonnen deal aan je boekhouding. Sales Surge is Pipedrive Platinum Partner en gecertificeerd Make.com-partner. Wij bouwen de koppeling zelf, op maat van jouw proces.

Wij bouwen met foutafhandeling en monitoring. Valt de overdracht stil, dan krijgt iemand een melding. Een stille storing is gevaarlijker dan geen koppeling, want je administratie vertrouwt erop dat alles is doorgekomen.

En wij testen voordat je live gaat. Drie echte klanten, één keer de hele keten door, en de uitkomst regel voor regel vergelijken. Een validatie die je niet getest hebt, bestaat niet.

Wil je zien welke pakketten we nog meer aan Pipedrive hangen, kijk dan op het overzicht van koppelingen. Zit je verkoop nog in een ander CRM, begin dan bij Pipedrive-migratie. Weet je niet waar te starten, leg het ons voor via de contactpagina.