E-facturatie in België: wat verandert er voor je CRM?

Wat er sinds 1 januari 2026 geldt

Alle Belgische btw-plichtige ondernemingen moeten elkaar gestructureerde elektronische facturen sturen. Gestructureerd wil zeggen: een bestand dat software leest, niet een pdf die een mens leest. Peppol is het voorgeschreven kanaal, in Peppol BIS-formaat, conform de Europese norm EN 16931.

Registratie op het Peppol-netwerk geldt zelf als akkoord voor elektronische facturatie. Je hoeft dus niet aan elke klant apart toestemming te vragen. Voor overheidsopdrachten bestond de plicht al langer, namelijk sinds 1 maart 2024, met uitzondering van contracten onder 3.000 euro. De wettelijke basis werd op 20 februari 2024 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

Er was een tolerantieperiode van 1 januari tot 31 maart 2026. Wie redelijke en tijdige stappen kon aantonen, kreeg geen sanctie. Die periode is voorbij. De boetes zijn getrapt: 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro vanaf een derde. Tussen twee overtredingen zit drie maanden.

Voor wie het geldt en wie vrijgesteld is

Er zijn vier vrijstellingscategorieën. Ondernemingen onder de vrijstellingsregeling kleine ondernemingen, met een drempel van 25.000 euro jaaromzet. De bijzondere landbouwregeling. Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting. En bepaalde gefailleerde of vrijgestelde ondernemingen.

Factureer je uitsluitend aan particulieren, dan moet je niet in dit formaat verzenden. Ontvangen is wel verplicht. Je leveranciers sturen jou immers ook e-facturen, en die moeten ergens binnenkomen en verwerkt raken.

Er staat mogelijk ook iets tegenover. De overheid voorziet fiscale stimulansen rond digitalisering en e-facturatie. Of jouw dossier daarvoor in aanmerking komt en wat het oplevert, is een vraag voor je boekhouder. Wij geven daar geen fiscaal advies over.

Waarom dit toch een CRM-verhaal is

Pipedrive is geen facturatiepakket en geen Peppol Access Point. Er vertrekt geen enkele factuur uit je CRM. Toch krijgen wij deze vraag elke week, en terecht. De plicht raakt niet Pipedrive zelf, maar het stuk proces direct achter de gewonnen deal.

Kijk naar de keten. Je maakt een offerte, de klant tekent, de deal gaat op gewonnen, en dan moet er een factuur ontstaan. Vroeger mocht die overdracht rommelig zijn. Iemand tikte de gegevens over in het facturatiepakket, corrigeerde onderweg een adres, en klaar. Een pdf slikt alles. Hoe die weg van offerte naar factuur er stap voor stap uitziet, staat in van offerte naar e-factuur.

Een gestructureerde factuur slikt niet alles. Ze wordt door software gelezen en door software gecontroleerd. Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan is het geen geldige factuur. Waar je CRM ophoudt en waar het Access Point begint, leggen we uit in Peppol en je CRM.

De drie vragen die elke Belgische kmo krijgt

In elk gesprek over e-facturatie komen dezelfde drie vragen boven. Ze gaan alle drie over dezelfde plek: de overdracht tussen verkoop en facturatie.

Wat er misgaat als de keten niet klopt

Het eerste dat je merkt is handwerk. Elke gewonnen deal wordt opnieuw ingetikt in het facturatiepakket. Bij tien facturen per maand valt dat mee. Bij honderd is het al snel een halve dag per week, en die tijd gaat niet naar prospectie.

Het tweede zijn fouten. Een verkeerd btw-nummer of een ontbrekend verplicht gegeven levert een factuur op die niet doorkomt. De klant heeft niets ontvangen, jij denkt dat je gefactureerd hebt, en je merkt het pas als de betaling uitblijft. Ook je klantenopvolging klopt dan niet meer, want in het CRM staat de deal netjes op gewonnen.

Het derde is het risico dat je structureel te laat of in het verkeerde formaat factureert. De tolerantieperiode is voorbij en de boetes lopen op per overtreding. Wij zijn geen juristen, dus voor de beoordeling van jouw situatie ga je naar je boekhouder. Maar een keten die op overtikken draait, mist vroeg of laat iets.

Wat wij doen

Wij richten het stuk in dat van ons is: Pipedrive en de koppeling naar je facturatiepakket. Concreet betekent dat gestandaardiseerde velden op organisatie- en dealniveau, met het ondernemingsnummer op een vaste plek en in een vast formaat. Verplichte velden voordat een deal op gewonnen mag. En een controle die aangeeft wat ontbreekt, voordat de factuur moet vertrekken.

Daarna zetten we de doorstroom op. Een gewonnen deal geeft zijn gegevens door aan het facturatiepakket, dat de gestructureerde factuur opbouwt en via Peppol verstuurt. Welke koppelingen we daarvoor gebruiken en hoe we ze testen, lees je op Pipedrive-integraties. Het versturen blijft bij het pakket. Wij zorgen dat het niets hoeft te raden.

Twijfel je of jullie huidige opzet dit aankan? Vertel ons welke pakketten je gebruikt en hoe een offerte vandaag een factuur wordt. Dat gesprek duurt een halfuur en levert je een eerlijk antwoord op. Plan het in via contact.