Van offerte in Pipedrive naar een gestructureerde e-factuur

Waarom de factuur begint bij de offerte

Een gestructureerde factuur is machineleesbaar. Er komt geen mens meer tussen die een ontbrekend gegeven aanvult of een typfout rechtzet. Alles wat op die factuur moet staan, moet dus al kloppen op het moment dat de deal op gewonnen gaat.

In de praktijk werkt het omgekeerd. De verkoper vult in wat hij nodig heeft om te verkopen. De boekhouding vult later aan wat nodig is om te factureren. Die tweede ronde is precies het handwerk dat je wilt schrappen.

De oefening is dus niet technisch maar organisatorisch. Je verplaatst de kwaliteitscontrole naar voren, naar het moment waarop je verkoper nog contact heeft met de klant. Daar is een ontbrekend ondernemingsnummer één vraag in een gesprek. Twee weken later is het een zoektocht.

Waarom het in Pipedrive vaak niet klopt

Drie patronen komen bij Belgische kmo's bijna altijd terug.

• Het ondernemingsnummer staat in een notitieveld of achter de bedrijfsnaam getypt. Een koppeling kan daar niets mee, want die leest een veld en geen zin.
• De bedrijfsnaam is de naam zoals de verkoper hem intikte. Handig om te zoeken, onbruikbaar op een factuur die de officiële naam vraagt.
• Er is geen btw-tarief per regel. Zolang iedereen 21 procent aanneemt valt dat niet op. Bij een afwijkend tarief of een verlegde heffing wel.

Er is nog een vierde, stiller patroon: dubbele organisaties. Dezelfde klant twee keer in Pipedrive betekent twee klantfiches in je facturatiepakket, elk met een stuk van de waarheid. Ruim eerst op, koppel daarna.

Zo richt je het in

Begin bij de organisatievelden. Maak een apart veld voor het ondernemingsnummer en een apart veld voor het btw-nummer. Spreek één schrijfwijze af en houd je daaraan, want een veld dat iedereen anders invult is even onbruikbaar als een leeg veld.

Zet daarna de facturatiegegevens verplicht voordat een deal naar de winst-fase mag. Pipedrive kan velden verplicht maken per fase, en dat is de goedkoopste controle die er bestaat. Een verkoper die niet verder kan zonder ondernemingsnummer, vraagt het gewoon.

Werk vervolgens met productregels op de deal in plaats van één dealbedrag. Elke regel krijgt een omschrijving, een bedrag en een btw-tarief. Dezelfde regels dragen je offerte én je factuur, zodat er onderweg niets herrekend hoeft te worden.

En kies voor validatie vooraf in plaats van correctie achteraf. Een maandelijkse opruimactie op ontbrekende nummers is een symptoom, geen oplossing. Hoe wij die inrichting en de koppeling eromheen bouwen, lees je op de pagina over integraties en automatisering.

Het overdrachtsmoment: de deal gaat op gewonnen

Op het moment dat een deal op gewonnen gaat, gebeurt er één ding: de gegevens gaan naar je facturatiepakket en daar ontstaat een conceptfactuur. Dat concept is het scharnierpunt van je hele proces. Klopt het zonder dat iemand iets aanvult, dan werkt je keten.

Pipedrive verstuurt zelf geen facturen en is geen Peppol Access Point. Het versturen gebeurt bij je facturatiepakket of bij de dienst die daaraan hangt. Teamleader is een gecertificeerd Peppol Access Point, Billit positioneert zich eveneens als Access Point. Waar je CRM ophoudt en het Access Point begint, staat in de gids over Peppol en je CRM.

Daarmee is meteen de eigenaarschapsvraag beantwoord. Tot het moment van winnen is het CRM de bron van waarheid voor klantgegevens en dealregels. Daarna is de boekhouding de bron van waarheid voor bedragen en btw. Het CRM krijgt hooguit de betaalstatus terug, zodat je verkoper ziet dat er nog een factuur openstaat.

Nog twee cijfers om te kennen. De vrijstellingsdrempel voor kleine ondernemingen ligt op 25.000 euro jaaromzet. En de boetes zijn getrapt: 1.500 euro, daarna 3.000 euro, en 5.000 euro vanaf de derde overtreding.

Wat je test voordat je live gaat

Vijf tests, en pas daarna zet je de rest van je klantenbestand over.

• Neem drie echte klanten uit drie situaties: een gewone Belgische kmo, een klant met een afwijkend btw-tarief en een klant met een facturatieadres dat verschilt van het bezoekadres.
• Laat de keten één keer helemaal lopen, van offerte tot verstuurde factuur, en vergelijk het resultaat regel voor regel met wat je verwachtte.
• Controleer of je tegenpartij op basis van het ondernemingsnummer vindbaar is op het netwerk, voordat je de eerste echte factuur stuurt.
• Zet een deal op gewonnen met een leeg verplicht veld en kijk of het systeem dat tegenhoudt. Een validatie die je niet getest hebt, bestaat niet.
• Laat de koppeling bewust falen en kijk of iemand een melding krijgt. Een stille storing is gevaarlijker dan geen koppeling, want iedereen vertrouwt erop.

Struikel je bij de eerste test al over je facturatiepakket, lees dan eerst hoe je de koppeling zelf opzet in de gids over Pipedrive koppelen aan je facturatie. Wil je het niet zelf uitzoeken, plan dan een intake via onze contactpagina.