Pipedrive voor bouw- en installatiebedrijven

Offertes hier, planning daar, verkoop nergens

In bijna elk bedrijf dat wij spreken zit de offerte in een vakpakket. Daar staan de posten, de hoeveelheden en de prijzen. Dat is ook de juiste plaats voor die gegevens.

De planning staat ergens anders. Een planbord, een apart pakket, of een groot bestand dat één iemand beheert. Ook dat werkt op zich.

Alleen het verkoopproces staat nergens. De eerste vraag komt binnen per mail of telefoon. Het plaatsbezoek zit in de agenda van de zaakvoerder. De opvolging na de offerte zit in zijn hoofd.

Dat gaat goed tot het druk wordt. Dan lopen werven door elkaar. Niemand kan zeggen hoeveel offertes er open staan en voor welk bedrag. Een offerte van zes weken geleden krijgt geen telefoon meer, omdat niemand hem nog ziet. De zaakvoerder merkt het pas als de omzet tegenvalt.

Waarom een standaard-CRM hier vaak niet past

De meeste CRM-opzetten komen uit de softwarewereld. Daar verkoop je een vaste prijs, met een demo en een handtekening. Een werf werkt anders.

Er gaat meetwerk aan vooraf. Er zijn varianten, want dezelfde klant vraagt twee materialen of twee fases. En de doorlooptijd is lang. Tussen de eerste vraag en de uitvoering zit vaak een seizoen.

• +Een deal is geen product maar een werf, met een adres, een hoeveelheid en een uitvoeringsperiode.
• +Een verloren offerte is vaak niet verloren. Het budget schuift, of de klant belt volgend jaar terug.
• +De verkoper is meestal ook de calculator, en soms de zaakvoerder. Elke minuut administratie gaat af van zijn uitvoeringstijd.
• +Meerdere varianten van dezelfde vraag horen bij elkaar, en niet als drie losse deals in je pipeline.

Wie de sector niet kent, bouwt fases als demo en proefperiode. Die raken nooit gevuld, en na drie maanden gebruikt niemand het systeem nog. Hoe wij dat voorkomen staat bij onze aanpak.

Wat wij bij MM Montage gebouwd hebben

MM Montage werkt met Robaws, Belgische software voor bouw- en installatiebedrijven, met offertes en projectadministratie. De planning liep in vPlan. Geen van beide sprak met het CRM.

Wij koppelden Robaws aan Pipedrive. Een offerte uit Robaws landt sindsdien als deal in Pipedrive, niet als losse notitie maar met de gegevens waarop een verkoper stuurt.

• +De waarde van de offerte, zodat de pipeline een bedrag toont dat klopt.
• +Het aantal m², want daarop wordt in deze sector gerekend en vergeleken.
• +De productsoort, zodat je ziet welk soort werk het vaakst gewonnen wordt.
• +Het offertenummer, zodat deal en dossier in Robaws één op één te volgen zijn.
• +De offerte als PDF, meteen als bijlage bij de deal.

De verkoper maakt zijn offerte dus nog altijd in Robaws, precies zoals vroeger. Wat verandert is dat het CRM meteen weet dat die offerte bestaat en wat erin staat. Verkoper, planner en manager werken sindsdien vanuit hetzelfde beeld.

De technische uitwerking staat op onze pagina over Pipedrive en Robaws. De case zelf vind je bij onze resultaten.

Het Belgische stuk: van offerte tot factuur

De bouwsector werkt met eigen btw-regels voor werken in onroerende staat. Welk regime van toepassing is, hangt af van het soort werk en het soort klant. Dat beoordeelt je boekhouder, en daar treden wij niet in.

Wat het voor je verkoopproces betekent, is wel onze zaak. De keten van offerte naar factuur luistert hier nauwer dan in andere sectoren. Staat het soort klant of het soort werk niet correct in je offerte, dan komt dat verderop terug als een correctie op je facturatie.

Daar komt bij dat gestructureerde e-facturatie in België sinds 1 januari 2026 verplicht is tussen btw-plichtige ondernemingen, via het Peppol-netwerk. Pipedrive is zelf geen Peppol Access Point en geen facturatiepakket. Je factuur ontstaat in je facturatiesoftware.

Wij zorgen dat de gegevens die je factuur bepalen al bij de offerte kloppen, en dat ze op één plaats staan in plaats van in drie. Wat dat concreet vraagt van je opzet lees je op onze pagina over e-facturatie.

Wat je in Pipedrive vastlegt

Een pipeline voor een bouwbedrijf is geen standaardpipeline. Dit is wat wij minimaal per deal vastleggen, zodat werf, offerte en planning bij elkaar blijven.

• +Het werfadres, apart van het facturatieadres. Bij een aannemer zijn dat zelden dezelfde.
• +Het offertenummer uit je vakpakket, zodat deal en dossier één op één te volgen zijn.
• +De hoeveelheid waarop je rekent, meestal m² of lopende meter, zodat offertes onderling vergelijkbaar blijven.
• +De productsoort of het type werk, zodat je na een jaar ziet welk werk je het vaakst wint.
• +De gewenste uitvoeringsperiode, want dat is het scharnier tussen verkoop en planning.
• +Het ondernemingsnummer uit de KBO bij zakelijke klanten, als harde sleutel tegen dubbele organisaties.
• +De reden van verlies, in vaste keuzes, zodat prijs, timing en concurrent uit elkaar te houden zijn.

Je fases benoem je naar wat er echt gebeurt. Aanvraag, plaatsbezoek, offerte verstuurd, in beslissing, gewonnen. Herkenbare fases worden ingevuld, verzonnen fases niet. Hoe zo'n inrichting verloopt lees je bij Pipedrive-implementatie.

Wat wij doen

Wij zijn Pipedrive Platinum Partner en gecertificeerd Make.com-partner. In deze sector komt het neer op drie dingen.

• +Pipedrive inrichten op de manier waarop een werf verkocht wordt, met fases, velden en opvolgtaken die je ploeg herkent.
• +Je vakpakket koppelen, zodat een offerte niet twee keer ingetikt wordt. Welke pakketten wij aan Pipedrive hangen, zie je bij onze koppelingen.
• +Je mensen meenemen. Een systeem dat de werfleider niet gebruikt, is geen systeem.

We beginnen zelden met een groot project. Meestal start het met een gesprek over hoe jullie vandaag van aanvraag naar offerte gaan. Wat een traject kost staat bij prijzen, en een intake plan je via contact.