Je Pipedrive verrijken met het ondernemingsnummer
De Kruispuntbank van Ondernemingen is het Belgische ondernemingsregister. Elke onderneming heeft daar één uniek ondernemingsnummer. In het Frans heet datzelfde register de BCE. Dat nummer verandert niet als een klant van naam wisselt of overgenomen wordt. Deze gids gaat over hoe je het vastlegt en wat je ermee kunt zodra het klopt.
Waar het nummer vandaag meestal staat
In een gegroeide databank staat het nummer zelden op één plaats. Vier vormen komen bijna overal terug, en geen ervan werkt.
| Hoe je het aantreft | Waarom het zo niet werkt |
|---|---|
| Achter de bedrijfsnaam getypt | Je zoekt op een naam die niemand zo intikt, en je facturatie krijgt een naam die niet bestaat |
| In een notitie of opmerkingenveld | Een koppeling leest een veld, geen zin. Wat in een notitie staat, bestaat niet voor je systeem |
| In een vrij tekstveld, elke keer anders | Met punten, met spaties of met een landcode ervoor. Zoeken en ontdubbelen mislukken op de opmaak |
| Alleen op de contactpersoon | Een contactpersoon vertrekt, de onderneming blijft. Het nummer hoort bij de organisatie |
Een vijfde vorm bestaat ook: het staat nergens. Dat is minder erg, want een leeg veld valt op.
Waarom het ondernemingsnummer de sleutel is
Een bedrijfsnaam is geen identificatie. Je klant heeft een juridische naam en meestal ook een handelsnaam. De verkoper tikt de naam van de gevel in, de boekhouding gebruikt die van de factuur.
Staat dezelfde klant twee keer in je databank, dan moet iemand beslissen of het om één onderneming gaat. Zonder nummer is dat een inschatting. Met nummer is het een vergelijking die je systeem zelf maakt.
Er is een tweede reden. Gestructureerde e-facturatie is verplicht sinds 1 januari 2026 tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen, en je hebt het ondernemingsnummer nodig om je tegenpartij op het Peppol-netwerk te vinden. Meer daarover op onze pagina over e-facturatie.
Waarom een Nederlandse handleiding hier niet klopt
De meeste artikelen over CRM-hygiëne in het Nederlands komen uit Nederland. Daar werkt men met een KvK-nummer, met een eigen opbouw en een eigen logica rond vestigingen.
In België is het ondernemingsnummer de identificatie, KBO in het Nederlands en BCE in het Frans, met een eigen notatie. Een Nederlands sjabloon levert dus een veld op met de verkeerde naam en een team dat niet weet wat het invult.
Houd het ondernemingsnummer en het btw-nummer bovendien uit elkaar. Twee velden, twee betekenissen. Kopieer nooit het ene in het andere.
Wat er misgaat zonder vaste notatie
Drie gevolgen, en ze komen pas aan het licht als ze geld kosten.
- Dubbele organisaties. Twee fiches voor één klant zijn twee dealhistorieken en twee klantfiches in je facturatiepakket.
- Een factuur op de verkeerde juridische entiteit. Bij een klant met meerdere vennootschappen kiest je verkoper de naam die hij kent.
- Een tegenpartij die je niet terugvindt op het Peppol-netwerk. Dat merk je pas op het moment dat je factuur moet vertrekken.
Hoe de keten van offerte tot verstuurde factuur eruitziet, staat in de gids over van offerte naar e-factuur.
Hoe je het vastlegt
Maak een eigen organisatieveld. Niet op de persoon, niet in een notitie en niet achter de bedrijfsnaam.
Spreek één notatie af en zet ze in de helptekst van het veld. Welke je kiest maakt minder uit dan dat iedereen dezelfde kiest.
Zet het veld verplicht wanneer je verkoper het gegeven toch al nodig heeft. Bij de offerte vraagt hij het gewoon. Twee weken later is dezelfde vraag een zoektocht.
Wat je ermee kunt zodra het klopt
Ontdubbelen wordt betrouwbaar. Twee organisaties met hetzelfde nummer zijn dezelfde klant, en dat levert geen discussie meer op.
Koppelen wordt eenvoudig. Je facturatiepakket en je CRM hebben een gemeenschappelijke sleutel nodig. Zonder die sleutel matchen ze op naam, en dat gaat mis bij de eerste naamswijziging. Zie onze koppelingen.
Rapporteren wordt eerlijk. Je ziet omzet per juridische entiteit, en bij een groep ook opgeteld over de entiteiten heen.
Waar je CRM ophoudt en het Access Point begint, staat in de gids over Peppol en je CRM.
Wat wij doen bij een vervuilde databank
Vier stappen, in deze volgorde. Ontdubbelen komt laatst, anders voeg je samen op gegevens die nog niet kloppen.
- Meten. Hoeveel organisaties dragen een nummer, in hoeveel schrijfwijzen, en hoeveel dragen er geen.
- Normaliseren. Alles wat er al staat naar één notatie, inclusief wat we uit notities en bedrijfsnamen halen.
- Aanvullen. De ontbrekende nummers gaan als werklijst naar je team, geordend op klantwaarde.
- Ontdubbelen. Kandidaten leggen we voor, want een samenvoeging draai je niet terug.
Draait je account al langer, dan hoort dit bij Pipedrive-optimalisatie. Wil je weten hoe groot het bij jou is, ga dan naar contact.
Veelgestelde vragen
Waarom volstaat de bedrijfsnaam niet?
Omdat een naam verandert en een nummer niet. Een klant kan een handelsnaam voeren of overgenomen worden. Het nummer blijft hetzelfde.
Is het ondernemingsnummer hetzelfde als het btw-nummer?
Behandel ze als twee aparte velden met twee betekenissen. Zet ze naast elkaar op de organisatie en kopieer nooit het ene in het andere.
Kan ik het nummer niet in een notitie zetten?
Dan bestaat het niet voor je systeem. Filters, ontdubbeling en koppelingen lezen velden, geen zinnen.
Wat als een klant meerdere vennootschappen heeft?
Maak per entiteit een organisatie met haar eigen nummer en koppel ze als moeder en dochter. Zo factureer je op de juiste entiteit en zie je toch de groep.
Wat heeft dit met e-facturatie te maken?
Je hebt het ondernemingsnummer nodig om je tegenpartij op het Peppol-netwerk te vinden. Pipedrive is zelf geen Peppol Access Point.
Weet je niet hoeveel dubbels er in je databank zitten?
Vertel ons hoe groot je klantenbestand is en hoe oud. We zeggen eerlijk wat opruimen kost en wat het oplevert.
Plan een gratis intake