Pipedrive koppelen aan Octopus

Jij verkoopt, je accountant boekt

Bij veel Belgische kmo's ziet het er zo uit. Jij verkoopt en factureert. Je boekhouder verwerkt de stukken in Octopus. Wat er tussen die twee stappen gebeurt, is meestal een map met PDF's, een export of een mail met bijlagen.

Dat gaat lang goed en het gaat zelden helemaal fout. Maar het kost elke maand tijd. Iemand verzamelt de stukken, iemand controleert of alles er is, en iemand typt over wat niet vanzelf meekwam.

Het echte probleem zit ergens anders. De gegevens waarmee je boekhouder werkt, komen uit jouw verkoopproces. Staan ze daar fout, dan staan ze overal fout. Een verkeerd ondernemingsnummer blijft niet in het CRM hangen. Het reist mee tot in de boekhouding.

Wat elk systeem het beste doet

Een koppeling werkt alleen als de rolverdeling vooraf vastligt. Anders vraag je twee pakketten om hetzelfde te doen.

• ✓Pipedrive is het huis van de verkoop. Aanvragen, offertes, opvolging, kans en waarde. Daar ontstaan de klantgegevens het eerst.
• ✓Octopus is het huis van de boekhouding. Boekingen, btw, balans en resultaat. Het is een boekhoudpakket en geen CRM, en dat hoeft het ook niet te zijn.
• ✓Wij koppelen die twee werelden. En wij richten Pipedrive zo in dat de gegevens die de boekhouding nodig heeft er ook echt staan.

Wat je niet moet willen: je verkopers laten werken in de boekhouding, of je boekhouder laten zoeken in je CRM. Elk pakket houdt zijn eigen rol. Hoe we dat bij andere pakketten aanpakken, staat op ons overzicht van koppelingen.

Welke gegevens de boekhouding nodig heeft

De boekhouding heeft weinig velden nodig, maar die velden moeten kloppen. In de praktijk gaat het om vier dingen.

• ✓Het ondernemingsnummer uit de KBO. Dat is de enige harde sleutel tussen een klant in je CRM en een relatie in de boekhouding. Een bedrijfsnaam is dat niet.
• ✓Het facturatieadres, los van het bezoekadres of het adres van de werf.
• ✓Het btw-tarief per lijn, niet alleen een totaalbedrag. Een deal met enkel een waarde levert nooit een bruikbare factuurregel op.
• ✓Betaaltermijn en referentie. Daar begint elke discussie over een factuur die openstaat.

Waarom klopt dit zo vaak niet in een CRM? Omdat een verkoper deze velden niet nodig heeft om te verkopen. Hij vult in wat hem helpt en slaat de rest over. Zolang niemand die velden verplicht maakt op het moment dat een deal gewonnen wordt, blijven ze leeg. Welke velden je precies nodig hebt, staat in de gids van offerte naar e-factuur.

Wie is eigenaar van de overdracht?

Draait het boekhoudpakket bij een extern kantoor, dan komt er een praktische vraag bij die niemand graag stelt. Wie is verantwoordelijk als een stuk niet in de boekhouding aankomt?

Maak dat expliciet voor je begint. Spreek af wie toegang heeft tot welk systeem, wie een storing opmerkt en wie ze oplost. Vraag je accountant ook hoe hij vandaag gegevens binnenkrijgt en in welke vorm hij ze wil. Het ene kantoor werkt liever met een vaste export, het andere met een rechtstreekse aanlevering.

Wij komen dit vaak tegen. De koppeling is technisch zelden het probleem. De afspraak eromheen wel. Een koppeling zonder eigenaar valt op een dag stil, en dan merkt niemand het tot de btw-aangifte.

Wat realistisch is om te automatiseren

Niet alles hoeft automatisch. Kies wat vaak gebeurt en waar handwerk fouten maakt.

• ✓Realistisch: klantgegevens uit Pipedrive netjes klaarzetten, zodat dezelfde relatie niet twee keer wordt aangemaakt.
• ✓Realistisch: gewonnen deals doorzetten naar de plaats waar de factuur ontstaat, met lijnen, bedragen en btw-tarief.
• ✓Realistisch: de betaalstatus terugschrijven naar Pipedrive, zodat je verkoper ziet dat er nog iets openstaat.
• ✓Minder realistisch: je boekhouding gebruiken als bron voor je verkoopcijfers. Boekhouden loopt achter op verkopen, en dat hoort ook zo.

En dan is er e-facturatie. Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde e-facturatie in België verplicht tussen btw-plichtige ondernemingen, via het Peppol-netwerk, in de vorm Peppol BIS volgens de norm EN 16931. Pipedrive is zelf geen Peppol Access Point en geen facturatiepakket. Vraag je accountant langs welke weg jouw facturen vandaag vertrekken. Wat dat voor je CRM betekent, lees je op onze pagina over e-facturatie.

Wat wij bouwen

Wij bouwen de koppeling als gecertificeerd Make.com-partner, op maat van hoe jij en je accountant samenwerken. Wij bepalen samen welke gegevens meegaan, in welke richting en op welk moment ze vertrekken.

Wij richten eerst Pipedrive in. Een veld voor het ondernemingsnummer, een facturatieadres dat losstaat van het bezoekadres, en een controle op het moment dat een deal gewonnen wordt. Een koppeling die foute gegevens doorgeeft, verplaatst je probleem alleen maar.

Daarna bouwen wij de overdracht zelf, met foutafhandeling en monitoring. Loopt er iets mis, dan wordt het opnieuw geprobeerd en krijgt een mens een melding. Welke andere systemen wij aan Pipedrive hangen, zie je bij onze Pipedrive-integraties. Twijfel je of jouw situatie zich hiervoor leent, leg het ons dan voor via contact.