Pipedrive koppelen aan Billit: de keten van gewonnen deal tot e-factuur

De situatie: een PDF in een mail volstaat niet meer

Gestructureerde e-facturatie is in België verplicht sinds 1 januari 2026, tussen btw-plichtige ondernemingen onderling. Het kanaal is Peppol, het formaat is Peppol BIS volgens de norm EN 16931.

Gestructureerd betekent dat elk gegeven zijn eigen veld heeft. De software van je klant leest die velden en verwerkt ze. Een PDF is een afbeelding van een factuur en telt niet mee. Meer daarover bij e-facturatie in België.

Er zijn uitzonderingen, onder meer de vrijstellingsregeling kleine ondernemingen met een drempel van 25.000 euro jaaromzet. Voor een groeiende kmo is dat uitstel en geen uitweg.

De keten: drie schakels, drie taken

Pipedrive is de eerste schakel. Daar ontstaan de gegevens die later op de factuur staan: welke klant, welk ondernemingsnummer, welke producten en prijzen.

Billit is de tweede schakel. Billit positioneert zich als Peppol Access Point, dus de facturatie en de toegang tot het netwerk zitten bij hetzelfde pakket.

Peppol is de derde schakel: een netwerk waarop deelnemers een adres hebben. De uitleg staat bij Peppol en je CRM. Elke schakel doet één ding, en de breuk zit in de overdracht ertussen.

Waarom Pipedrive daar bewust buiten blijft

Pipedrive is geen Peppol Access Point en geen facturatiepakket. Wie in het CRM een verzendknop zoekt, zoekt iets dat er niet is.

Dat is een rolverdeling. Factuurnummering moet doorlopend en controleerbaar zijn. Creditnota's, btw-voeten en boekingen volgen wettelijke regels, en dat werk hoort in het pakket dat daarvoor gebouwd is.

Bouw dus geen tweede facturatie in je CRM. Zodra prijzen en nummers op twee plaatsen leven, lopen ze uit elkaar. De volledige route staat in van offerte naar e-factuur.

Wat compleet moet zijn voor de deal op gewonnen gaat

Een gestructureerde factuur verdraagt geen lege velden. Dit hoort ingevuld te zijn op het moment dat de deal gewonnen wordt:

• ✓De officiële bedrijfsnaam zoals die bij de KBO staat, met de juiste rechtsvorm.
• ✓Het ondernemingsnummer in een eigen veld, want daarmee wordt je klant op het netwerk gevonden.
• ✓Het btw-nummer met landcode, want dat bepaalt de btw-behandeling van de factuur.
• ✓Het facturatieadres en de facturatiecontactpersoon, apart van het bezoekadres en de accountmanager.
• ✓De dealregels als producten, met aantallen, eenheidsprijzen en een btw-voet per lijn.

Dit is geen administratieve luxe. Het is de minimale inhoud waarmee de tweede schakel kan werken zonder te gokken.

Wat er gebeurt als de keten niet klopt

Eerst vertraging. Een factuur die blijft liggen omdat het ondernemingsnummer ontbreekt, vertrekt een week later. Je betaaltermijn schuift mee op.

Dan afgekeurde berichten. Een factuur met een fout btw-nummer komt niet aan. Zonder monitoring merkt niemand dat, want de melding bereikt de verkoper nooit.

En het risico op boetes. Die zijn getrapt: 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede, en 5.000 euro vanaf de derde.

Het sluipende gevolg is het handwerk zelf. Zolang er een mens tussen zit, zie je het in geen enkel rapport terug.

Wat wij bouwen

Wij nemen de eerste schakel voor onze rekening. Drie werkwoorden dekken die rol: wij richten in, wij bouwen en wij bewaken.

Wij richten in Pipedrive de velden in die een factuur nodig heeft, en geven producten een vaste btw-voet. Dubbele organisaties ruimen we op, want twee dossiers leveren later twee tegenpartijen op.

Een deal gaat pas op gewonnen als die velden gevuld zijn. Sales Surge is gecertificeerd Make.com-partner: wij koppelen de gewonnen deal aan je facturatiepakket, met foutafhandeling en monitoring.

Wat er over die brug kan, bepalen we vooraf samen met jou en je boekhouder. Meer over onze aanpak bij Pipedrive-integraties, en twijfel je waar jouw keten breekt, leg het ons dan voor.