Pipedrive koppelen aan Yuki: van gewonnen deal naar correcte boeking

De situatie: twee systemen en een mens ertussen

De verkoper werkt de hele dag in Pipedrive. Offertes, opvolging, telefoongesprekken. Zodra een deal gewonnen is, begint een tweede verhaal in de administratie.

Iemand tikt de klantgegevens over. De boekhouder ziet ze pas terug in Yuki. Klopt er iets niet, dan gaat er een mail heen en weer.

Dat is geen softwareprobleem maar een overdrachtsprobleem. De gegevens bestaan al, alleen niet in de vorm die een boekhouding nodig heeft. Welke pakketten we verder aansluiten, staat bij alle koppelingen.

Wat elk systeem het beste doet

Pipedrive is een verkoopsysteem. Het houdt bij wie je klant is, wat je aanbood, wie akkoord gaf en wanneer.

Yuki is boekhoudsoftware met een eigen Belgische markt en Belgische boekhoudregels. Daar horen de boekingen, het rekeningschema en de btw-verwerking thuis. Dat is het werk van je boekhouder.

Pipedrive is geen facturatiepakket en geen Peppol Access Point. Wie een boekhouding nabouwt in zijn CRM, maakt een tweede waarheid. Waarom dat misloopt, lees je bij Peppol en je CRM.

Welke gegevens de boekhouding nodig heeft

Een boeking vraagt harde gegevens. Geen benaderingen en geen bijnamen. Dit hoort mee:

• ✓De officiële bedrijfsnaam zoals die bij de KBO staat, met de juiste rechtsvorm.
• ✓Het ondernemingsnummer in een eigen veld, in één vaste schrijfwijze.
• ✓Het btw-nummer met landcode, want dat bepaalt of je btw aanrekent of verlegt.
• ✓Het facturatieadres, los van het bezoekadres en het adres van je contactpersoon.
• ✓De dealwaarde opgebouwd uit producten, met aantallen, eenheidsprijzen en een btw-voet per lijn.

In veel CRM's kloppen precies deze velden niet. Een verkoper heeft ze niet nodig om te verkopen. De boekhouding heeft het volledige dossier nodig. Die hele route staat in van offerte naar e-factuur.

Het overdrachtsmoment ligt bij de gewonnen deal

Controleer de gegevens op het moment dat een deal op gewonnen gaat. Daar is de verkoper nog betrokken en kost een correctie dertig seconden.

De regel is simpel. Geen ondernemingsnummer, geen winst. Dat klinkt streng en het is de enige regel die op termijn blijft werken.

Drie werkwoorden dekken onze rol: wij richten in, wij bouwen en wij bewaken. De poort bij winst is een verplicht veld en geen goed voornemen. Hoe we zoiets aanpakken, lees je bij Pipedrive-integraties.

Waar het in de praktijk misgaat

Eén. Half ingevulde velden. De verkoper vult in wat hij zelf nodig heeft. Bij de overdracht blijkt de helft van het dossier onbruikbaar.

Twee. Namen zoals de verkoper ze intikte. In Pipedrive staat Bakkerij Peeters, bij de KBO staat Peeters en Zonen BV. Voor de boekhouding zijn dat twee partijen.

Drie. Een ondernemingsnummer in een notitieveld. Het staat er wel, maar niet op een plek die een koppeling betrouwbaar leest. Vaak in drie schrijfwijzen tegelijk.

Vier. Dubbele organisaties. Dezelfde klant staat drie keer in je CRM, met drie adressen. Welke gaat er dan naar de boekhouding?

Wat wij bouwen

Ons werk bestaat uit twee stukken en de volgorde ligt vast. Eerst het CRM op orde, daarna de brug. Andersom verplaats je alleen je rommel.

Wij richten de velden in die de administratie nodig heeft, elk in een eigen veld met een vaste schrijfwijze. Wij voegen dubbele organisaties samen, zodat er per klant één dossier overblijft.

Sales Surge is gecertificeerd Make.com-partner. Kort gezegd: wij koppelen de gewonnen deal aan de volgende stap in je administratie, met foutafhandeling en monitoring. Loopt een overdracht vast, dan krijg je een melding.

In de praktijk betekent dat: wij bouwen de koppeling en jouw boekhouder blijft boekhouden. Wat er precies over die brug kan, bepalen we vooraf samen met jou en je boekhouder. Leg het ons voor.