Peppol en je CRM
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Peppol en je CRM: waarom Pipedrive geen Access Point is
Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Peppol is daarvoor het voorgeschreven kanaal. Veel zaakvoerders gaan ervan uit dat hun CRM dat wel regelt.
Dat is niet zo. Pipedrive is geen Peppol Access Point. In deze gids lees je wat Peppol precies is, wie er wel op dat netwerk mag, welke rol je CRM dan wel speelt, en wat je in Pipedrive moet vastleggen zodat de keten sluit.
Peppol is een netwerk met adressen, geen mailbox
Peppol is geen portaal waar je inlogt en geen postbus waar facturen binnenkomen. Het is een netwerk waarop deelnemers een adres hebben. Wie een factuur verstuurt, geeft dat adres mee, en het netwerk levert het bericht af bij de software van de ontvanger.
Het bestand dat over dat netwerk gaat, is geen PDF. Het is een gestructureerd bericht in Peppol BIS-formaat, conform de Europese norm EN 16931. Gestructureerd betekent dat elk gegeven zijn eigen veld heeft: het factuurnummer, het btw-nummer, de factuurlijnen, de btw-voet, de vervaldatum. Software leest die velden zonder dat er iemand naar kijkt.
Een PDF in een mail is een afbeelding van een factuur. Een Peppol-bericht is de factuur zelf, in een vorm die het boekhoudpakket van je klant meteen verwerkt. Facturen gaan zo rechtstreeks van de software van de verzender naar de software van de ontvanger.
Registratie op het Peppol-netwerk geldt zelf als het akkoord voor elektronische facturatie. Staat je klant op het netwerk, dan mag je hem elektronisch factureren.
Het Access Point is je toegang tot het netwerk
Je sluit jezelf niet zomaar aan op Peppol. Het netwerk werkt met toegangspunten, Access Points genoemd. Zo'n Access Point mag berichten versturen en ontvangen, en staat in voor het formaat, de adressering en de aflevering.
In de praktijk komt het hierop neer: je facturatiepakket of je boekhoudsoftware is aangesloten bij een Access Point, of is er zelf een. Teamleader is een gecertificeerd Peppol Access Point. Billit positioneert zich eveneens als Peppol Access Point, met eigen integraties. Dat zijn vaststellingen en geen aanbevelingen, want welk pakket bij jou past hangt af van je boekhouding en niet van deze gids.
Wat je onthoudt is de rolverdeling. Het Access Point regelt de verzending. Jouw software levert de inhoud aan. Wie die inhoud aanlevert en hoe volledig die is, dat is precies het stuk waar het bij kmo's fout loopt. De verplichting zelf, met de uitzonderingen en de boetes, staat op onze pagina over
e-facturatie in België
Waar je CRM in dit plaatje zit
Een CRM stuurt je verkoop: contacten, deals, opvolging, offertes en rapportage. Een facturatiepakket maakt en boekt facturen. Een Access Point brengt berichten over het netwerk. Drie verschillende taken.
Pipedrive doet de eerste. Pipedrive is geen Peppol Access Point. Het verstuurt zelf geen Peppol BIS-berichten en staat niet als deelnemer op het netwerk. Wie er een knop zoekt die een e-factuur het netwerk op stuurt, zoekt iets dat er niet is.
Dat is geen tekortkoming, het is een rolverdeling. Pipedrive is de plek waar de gegevens ontstaan die later op de factuur moeten staan: welke klant, welk ondernemingsnummer, welke prijzen, welke voorwaarden, wie akkoord gaf en wanneer. Die gegevens komen uit het verkoopgesprek, niet uit de boekhouding.
De keten ziet er dus zo uit. Pipedrive levert de dealgegevens. Het facturatiepakket maakt daar een gestructureerde factuur van. Het Access Point stuurt die factuur over Peppol naar je klant. Elke schakel doet één ding. De overdracht tussen die schakels is wat je moet inrichten, en hoe je Pipedrive aan andere systemen koppelt lees je bij
Drie plekken waar het in de praktijk misgaat
Eén. Het ondernemingsnummer staat nergens gestandaardiseerd. Het ondernemingsnummer, in het Nederlands het KBO-nummer, is nodig om je tegenpartij op het Peppol-netwerk te vinden. In veel Pipedrive-accounts staat dat nummer in een notitieveld, in drie verschillende schrijfwijzen, of gewoon nergens. Zonder dat nummer weet niemand naar welk adres het bericht moet.
Twee. De dealvelden zijn onvolledig, dus het facturatiepakket moet gokken. Een gestructureerde factuur vraagt exacte waarden: btw-voet per lijn, aantallen, eenheidsprijzen en de referentie van de klant. Staat de helft daarvan in een offertebestand of in het hoofd van de verkoper, dan tikt iemand het alsnog handmatig over. Precies dat handwerk wilde je kwijt.
Drie. Niemand is eigenaar van de overdracht. De verkoper vindt het een taak van de boekhouding, de boekhouding vindt het omgekeerd. Zolang de stap van gewonnen deal naar factuur van niemand is, zit er elke maand een mens tussen die het rechttrekt.
Wat je concreet in Pipedrive vastlegt
Je maakt van Pipedrive geen facturatiepakket, maar de betrouwbare bron van klantgegevens, zodat de schakel erna niets hoeft te gokken. Dit leg je vast:
Het ondernemingsnummer als een eigen veld op de organisatie, in één vaste schrijfwijze, zodat er geen twee varianten naast elkaar leven.
Het facturatieadres en de facturatiecontactpersoon, apart van het bezoekadres en de accountmanager.
De btw-voet per product of dienst, vastgelegd op productniveau in plaats van telkens opnieuw per deal.
De dealwaarde opgebouwd uit producten met aantallen en eenheidsprijzen, en niet als één totaalbedrag in een dealveld.
De klantreferentie of het bestelbonnummer, als je klant dat op de factuur verwacht.
Een duidelijk moment waarop een deal factureerbaar is, bijvoorbeeld een vaste fase of een verplicht veld bij winst.
Dit lijstje is de kern van de overdracht. Wie het invult, houdt een gewonnen deal over die zonder tussenkomst omgezet kan worden. De volledige route van offerte tot gestructureerde factuur staat in onze gids over
offerte naar e-factuur
Wat je niet in Pipedrive moet bouwen
Elke maand vraagt iemand of we van Pipedrive een facturatiesysteem kunnen maken. Het antwoord blijft nee, en dat is in jouw voordeel.
Bouw geen eigen Peppol-verzending vanuit Pipedrive. Je zou de rol van Access Point moeten overnemen, en dat is geen CRM-project. Bouw ook geen factuurnummering in je CRM. Nummering, creditnota's, boekingen en btw-aangifte horen in het pakket dat daarvoor bestaat.
Bouw geen tweede waarheid. Zodra prijzen en btw-voeten op twee plaatsen leven, lopen ze uit elkaar en weet niemand nog welke klopt. Eén bron per gegeven, en de andere systemen lezen mee.
En bouw geen PDF-generator die je vervolgens toch mailt. Zo'n PDF voldoet niet aan de verplichting die sinds 1 januari 2026 tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen geldt. Houd het simpel: Pipedrive verkoopt, je facturatiepakket factureert, het Access Point verstuurt. Weet je niet waar jouw keten breekt,
leg het ons dan voor
Veelgestelde vragen over Peppol en Pipedrive
Is Pipedrive een Peppol Access Point?
Nee. Pipedrive is een CRM voor verkoop en staat niet als Access Point op het Peppol-netwerk. Het versturen van gestructureerde facturen gebeurt in je facturatiepakket, via een Access Point. Pipedrive levert de gegevens die op die factuur terechtkomen.
Wie moet er in België gestructureerd elektronisch factureren?
Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Naar de overheid toe geldt de verplichting al langer: B2G loopt sinds 1 maart 2024, met een uitzondering onder 3.000 euro.
Zijn er uitzonderingen op de verplichting?
Ja. De vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen met een drempel van 25.000 euro jaaromzet, de bijzondere landbouwregeling, niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, en bepaalde gefailleerde of vrijgestelde ondernemingen.
Wat riskeer ik als ik niet in orde ben?
De boetes zijn getrapt. Een eerste overtreding kost 1.500 euro, een tweede 3.000 euro en vanaf de derde overtreding is het 5.000 euro. Tussen twee overtredingen zitten drie maanden.
Moet ik mijn klant om toestemming vragen voor een elektronische factuur?
Nee. Registratie op het Peppol-netwerk geldt zelf als het akkoord voor elektronische facturatie. Staat je klant op het netwerk, dan kun je hem elektronisch factureren.
Welk gegeven heb ik nodig om mijn klant op het netwerk te vinden?
Het ondernemingsnummer, in het Nederlands het KBO-nummer. Zorg dat het in Pipedrive in een eigen veld staat en overal op dezelfde manier geschreven is, want daar begint de adressering.
Loopt jouw keten van deal naar factuur vast?
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Peppol et votre CRM
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Peppol et votre CRM : pourquoi Pipedrive n'est pas un Access Point
Depuis le 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA doivent utiliser entre elles des factures électroniques structurées. Peppol est le canal prescrit pour cela. Beaucoup de dirigeants supposent que leur CRM s'en charge.
Ce n'est pas le cas. Pipedrive n'est pas un Access Point Peppol. Ce guide explique ce qu'est Peppol, qui est autorisé sur ce réseau, quel rôle joue réellement votre CRM et ce que vous devez enregistrer dans Pipedrive pour que la chaîne tienne.
Peppol est un réseau avec des adresses, pas une boîte aux lettres
Peppol n'est pas un portail auquel vous vous connectez, ni une boîte où arrivent des factures. C'est un réseau sur lequel les participants possèdent une adresse. Celui qui envoie une facture indique cette adresse, et le réseau livre le message dans le logiciel du destinataire.
Le fichier qui circule sur ce réseau n'est pas un PDF. C'est un message structuré au format Peppol BIS, conforme à la norme européenne EN 16931. Structuré signifie que chaque donnée dispose de son propre champ : le numéro de facture, le numéro de TVA, les lignes, le taux de TVA, l'échéance. Un logiciel lit ces champs sans qu'un humain les regarde.
Un PDF dans un e-mail est une image de facture. Un message Peppol est la facture elle-même, sous une forme que le logiciel comptable de votre client traite immédiatement. Les factures passent ainsi directement du logiciel de l'expéditeur au logiciel du destinataire.
L'enregistrement sur le réseau Peppol vaut lui-même accord pour la facturation électronique. Si votre client figure sur le réseau, vous pouvez lui facturer par voie électronique.
L'Access Point est votre accès au réseau
Vous ne vous raccordez pas vous-même à Peppol. Le réseau fonctionne avec des points d'accès, appelés Access Points. Un tel Access Point peut envoyer et recevoir des messages, et répond du format, de l'adressage et de la livraison.
En pratique, cela revient à ceci : votre logiciel de facturation ou votre logiciel comptable est raccordé à un Access Point, ou en est un lui-même. Teamleader est un Access Point Peppol certifié. Billit se positionne également comme Access Point Peppol, avec ses propres intégrations. Ce sont des constats et non des recommandations, car le choix du logiciel dépend de votre comptabilité et pas de ce guide.
Ce qu'il faut retenir, c'est la répartition des rôles. L'Access Point assure l'envoi. Votre logiciel fournit le contenu. Qui fournit ce contenu et à quel point il est complet, voilà précisément l'endroit où cela coince dans les PME. L'obligation elle-même, avec les exceptions et les amendes, figure sur notre page consacrée à la
facturation électronique en Belgique
La place de votre CRM dans ce schéma
Un CRM pilote la vente : contacts, deals, suivi, devis et rapports. Un logiciel de facturation établit et comptabilise les factures. Un Access Point transmet les messages sur le réseau. Trois métiers différents.
Pipedrive assure le premier. Pipedrive n'est pas un Access Point Peppol. Il n'envoie pas de messages Peppol BIS et ne figure pas comme participant sur le réseau. Y chercher un bouton qui envoie une facture électronique sur le réseau, c'est chercher ce qui n'existe pas.
Ce n'est pas un défaut, c'est une répartition des rôles. Pipedrive est l'endroit où naissent les données qui figureront plus tard sur la facture : quel client, quel numéro d'entreprise, quels prix, quelles conditions, qui a marqué son accord et quand. Ces données viennent de l'entretien de vente, pas de la comptabilité.
La chaîne ressemble donc à ceci. Pipedrive fournit les données du deal. Le logiciel de facturation en fait une facture structurée. L'Access Point envoie cette facture vers votre client via Peppol. Chaque maillon fait une seule chose. C'est le transfert entre ces maillons qu'il faut organiser, et la manière de relier Pipedrive à d'autres systèmes est décrite sur la page
intégrations Pipedrive
Trois endroits où cela dérape en pratique
Un. Le numéro d'entreprise n'est standardisé nulle part. Le numéro d'entreprise, en français le numéro BCE, est nécessaire pour retrouver votre contrepartie sur le réseau Peppol. Dans beaucoup de comptes Pipedrive, ce numéro vit dans un champ de notes, sous trois écritures différentes, ou pas du tout. Sans ce numéro, personne ne sait vers quelle adresse le message doit partir.
Deux. Les champs du deal sont incomplets, donc le logiciel de facturation doit deviner. Une facture structurée exige des valeurs exactes : taux de TVA par ligne, quantités, prix unitaires et référence du client. Si la moitié se trouve dans un fichier de devis ou dans la tête du commercial, quelqu'un la recopie quand même à la main. C'est exactement ce travail manuel que vous vouliez supprimer.
Trois. Personne n'est propriétaire du transfert. Le commercial estime que c'est à la comptabilité, la comptabilité estime l'inverse. Tant que l'étape entre deal gagné et facture n'appartient à personne, un humain la remet chaque mois d'aplomb.
Ce que vous enregistrez concrètement dans Pipedrive
Vous ne transformez pas Pipedrive en logiciel de facturation, mais en source fiable des données clients, pour que le maillon suivant n'ait rien à deviner. Voici ce que vous enregistrez :
Le numéro d'entreprise dans un champ propre au niveau de l'organisation, sous une seule écriture fixe, pour éviter deux variantes en parallèle.
L'adresse de facturation et la personne de contact pour la facturation, distinctes de l'adresse de visite et du gestionnaire de compte.
Le taux de TVA par produit ou service, fixé au niveau du produit plutôt que redéfini à chaque deal.
La valeur du deal composée de produits avec quantités et prix unitaires, et non comme un montant global dans un champ.
La référence client ou le numéro de bon de commande, si votre client l'attend sur la facture.
Un moment clair où un deal devient facturable, par exemple une étape fixe ou un champ obligatoire au gain.
Cette liste est le cœur du transfert. Qui la complète obtient un deal gagné qui se convertit sans intervention. Le parcours complet du devis à la facture structurée figure dans notre guide sur le
passage du devis à la facture électronique
Ce qu'il ne faut pas construire dans Pipedrive
Chaque mois, quelqu'un nous demande de faire de Pipedrive un système de facturation. La réponse reste non, et c'est à votre avantage.
Ne construisez pas votre propre envoi Peppol depuis Pipedrive. Vous devriez reprendre le rôle d'Access Point, et ce n'est pas un projet CRM. Ne construisez pas non plus de numérotation dans votre CRM. Numérotation, notes de crédit, écritures et déclaration TVA appartiennent au logiciel prévu pour cela.
Ne construisez pas une deuxième vérité. Dès que les prix et les taux de TVA vivent à deux endroits, ils divergent et plus personne ne sait lequel est correct. Une seule source par donnée, et les autres systèmes la consultent.
Et ne construisez pas un générateur de PDF que vous enverriez ensuite par e-mail. Un tel PDF ne répond pas à l'obligation qui s'applique depuis le 1er janvier 2026 entre entreprises belges assujetties à la TVA. Restez simple : Pipedrive vend, votre logiciel facture, l'Access Point envoie. Vous ne savez pas où votre chaîne casse ?
Soumettez-nous la question
Questions fréquentes sur Peppol et Pipedrive
Pipedrive est-il un Access Point Peppol ?
Non. Pipedrive est un CRM de vente et ne figure pas comme Access Point sur le réseau Peppol. L'envoi de factures structurées se fait dans votre logiciel de facturation, via un Access Point. Pipedrive fournit les données qui aboutissent sur cette facture.
Qui doit facturer électroniquement de façon structurée en Belgique ?
Depuis le 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA doivent utiliser entre elles des factures électroniques structurées. Vers les pouvoirs publics, l'obligation existe depuis plus longtemps : le B2G s'applique depuis le 1er mars 2024, avec une exception sous 3.000 euros.
Existe-t-il des exceptions à l'obligation ?
Oui. Le régime de franchise pour les petites entreprises avec un seuil de 25.000 euros de chiffre d'affaires annuel, le régime particulier agricole, les assujettis non établis en Belgique sans établissement stable, et certaines entreprises faillies ou exemptées.
Qu'est-ce que je risque si je ne suis pas en règle ?
Les amendes sont progressives. Une première infraction coûte 1.500 euros, une deuxième 3.000 euros et à partir de la troisième infraction le montant est de 5.000 euros. Trois mois séparent deux infractions.
Dois-je demander l'accord de mon client pour une facture électronique ?
Non. L'enregistrement sur le réseau Peppol vaut lui-même accord pour la facturation électronique. Si votre client figure sur le réseau, vous pouvez lui facturer par voie électronique.
Quelle donnée me faut-il pour retrouver mon client sur le réseau ?
Le numéro d'entreprise, en français le numéro BCE. Veillez à ce qu'il occupe un champ propre dans Pipedrive et qu'il soit écrit partout de la même manière, car c'est là que commence l'adressage.
Votre chaîne du deal à la facture bloque ?
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Access Point envoie cette facture vers votre client via Peppol. Chaque maillon fait une seule chose. C
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Access Point, et ce n
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