E-facturatie in België: wat verandert er voor je CRM?
Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Geen pdf meer in bijlage, maar een bestand dat de software van je klant zelf leest. Voor de meeste kmo's is dat geen aardverschuiving. Het is wel een goede reden om te bekijken hoe je verkoop en je facturatie aan elkaar hangen.
Wij zijn geen boekhouders en geen Peppol-leverancier. Wij richten Pipedrive in. Deze pagina legt uit wat de plicht inhoudt, en vooral waar ze jouw CRM raakt.
Wat er sinds 1 januari 2026 geldt
Alle Belgische btw-plichtige ondernemingen moeten elkaar gestructureerde elektronische facturen sturen. Gestructureerd wil zeggen: een bestand dat software leest, niet een pdf die een mens leest. Peppol is het voorgeschreven kanaal, in Peppol BIS-formaat, conform de Europese norm EN 16931.
Registratie op het Peppol-netwerk geldt zelf als akkoord voor elektronische facturatie. Je hoeft dus niet aan elke klant apart toestemming te vragen. Voor overheidsopdrachten bestond de plicht al langer, namelijk sinds 1 maart 2024, met uitzondering van contracten onder 3.000 euro. De wettelijke basis werd op 20 februari 2024 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
Er was een tolerantieperiode van 1 januari tot 31 maart 2026. Wie redelijke en tijdige stappen kon aantonen, kreeg geen sanctie. Die periode is voorbij. De boetes zijn getrapt: 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro vanaf een derde. Tussen twee overtredingen zit drie maanden.
Voor wie het geldt en wie vrijgesteld is
Er zijn vier vrijstellingscategorieën. Ondernemingen onder de vrijstellingsregeling kleine ondernemingen, met een drempel van 25.000 euro jaaromzet. De bijzondere landbouwregeling. Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting. En bepaalde gefailleerde of vrijgestelde ondernemingen.
Factureer je uitsluitend aan particulieren, dan moet je niet in dit formaat verzenden. Ontvangen is wel verplicht. Je leveranciers sturen jou immers ook e-facturen, en die moeten ergens binnenkomen en verwerkt raken.
Er staat mogelijk ook iets tegenover. De overheid voorziet fiscale stimulansen rond digitalisering en e-facturatie. Of jouw dossier daarvoor in aanmerking komt en wat het oplevert, is een vraag voor je boekhouder. Wij geven daar geen fiscaal advies over.
Waarom dit toch een CRM-verhaal is
Pipedrive is geen facturatiepakket en geen Peppol Access Point. Er vertrekt geen enkele factuur uit je CRM. Toch krijgen wij deze vraag elke week, en terecht. De plicht raakt niet Pipedrive zelf, maar het stuk proces direct achter de gewonnen deal.
Kijk naar de keten. Je maakt een offerte, de klant tekent, de deal gaat op gewonnen, en dan moet er een factuur ontstaan. Vroeger mocht die overdracht rommelig zijn. Iemand tikte de gegevens over in het facturatiepakket, corrigeerde onderweg een adres, en klaar. Een pdf slikt alles. Hoe die weg van offerte naar factuur er stap voor stap uitziet, staat in
van offerte naar e-factuur
Een gestructureerde factuur slikt niet alles. Ze wordt door software gelezen en door software gecontroleerd. Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan is het geen geldige factuur. Waar je CRM ophoudt en waar het Access Point begint, leggen we uit in
Peppol en je CRM
De drie vragen die elke Belgische kmo krijgt
In elk gesprek over e-facturatie komen dezelfde drie vragen boven. Ze gaan alle drie over dezelfde plek: de overdracht tussen verkoop en facturatie.
Wie is het Access Point in de keten?
Iemand in je keten moet aangesloten zijn op Peppol. Dat is je facturatiepakket of je boekhoudsoftware, niet je CRM. Teamleader is een gecertificeerd Peppol Access Point. Billit positioneert zich als Peppol Access Point. Weet je niet welk pakket bij jullie de facturen buiten stuurt, dan begint het onderzoek daar.
Wat moet er in de dealvelden staan?
Het facturatiepakket kan alleen een geldige gestructureerde factuur opbouwen met complete gegevens. Klantnaam, facturatieadres, btw-nummer, referentie, de juiste btw-behandeling en de lijnen uit de offerte. Staat dat volledig en gestructureerd in je deal, dan loopt het door zonder handwerk. Staat het half ingevuld, dan begint het overtikken opnieuw.
Staat het ondernemingsnummer waar het hoort?
Het ondernemingsnummer, KBO of BCE, hoort in een eigen gestandaardiseerd organisatieveld in Pipedrive. In de praktijk vinden we het vaak ergens in een notitieveld, in vijf verschillende schrijfwijzen, of helemaal niet. Zo'n veld geef je niet betrouwbaar door aan een facturatiepakket, want je weet nooit wat er precies in staat.
Wat er misgaat als de keten niet klopt
Het eerste dat je merkt is handwerk. Elke gewonnen deal wordt opnieuw ingetikt in het facturatiepakket. Bij tien facturen per maand valt dat mee. Bij honderd is het al snel een halve dag per week, en die tijd gaat niet naar prospectie.
Het tweede zijn fouten. Een verkeerd btw-nummer of een ontbrekend verplicht gegeven levert een factuur op die niet doorkomt. De klant heeft niets ontvangen, jij denkt dat je gefactureerd hebt, en je merkt het pas als de betaling uitblijft. Ook je klantenopvolging klopt dan niet meer, want in het CRM staat de deal netjes op gewonnen.
Het derde is het risico dat je structureel te laat of in het verkeerde formaat factureert. De tolerantieperiode is voorbij en de boetes lopen op per overtreding. Wij zijn geen juristen, dus voor de beoordeling van jouw situatie ga je naar je boekhouder. Maar een keten die op overtikken draait, mist vroeg of laat iets.
Wat wij doen
Wij richten het stuk in dat van ons is: Pipedrive en de koppeling naar je facturatiepakket. Concreet betekent dat gestandaardiseerde velden op organisatie- en dealniveau, met het ondernemingsnummer op een vaste plek en in een vast formaat. Verplichte velden voordat een deal op gewonnen mag. En een controle die aangeeft wat ontbreekt, voordat de factuur moet vertrekken.
Daarna zetten we de doorstroom op. Een gewonnen deal geeft zijn gegevens door aan het facturatiepakket, dat de gestructureerde factuur opbouwt en via Peppol verstuurt. Welke koppelingen we daarvoor gebruiken en hoe we ze testen, lees je op
. Het versturen blijft bij het pakket. Wij zorgen dat het niets hoeft te raden.
Twijfel je of jullie huidige opzet dit aankan? Vertel ons welke pakketten je gebruikt en hoe een offerte vandaag een factuur wordt. Dat gesprek duurt een halfuur en levert je een eerlijk antwoord op. Plan het in via
Veelgestelde vragen over e-facturatie en Pipedrive
Verstuurt Pipedrive zelf e-facturen?
Nee. Pipedrive is geen facturatiepakket en geen Peppol Access Point. Je facturen vertrekken uit je facturatie- of boekhoudpakket. Pipedrive levert de gegevens aan waarmee dat pakket een geldige gestructureerde factuur opbouwt.
Sinds wanneer is gestructureerde e-facturatie verplicht in België?
Sinds 1 januari 2026 tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling. Voor overheidsopdrachten geldt de plicht al sinds 1 maart 2024, met uitzondering van contracten onder 3.000 euro.
Wie is vrijgesteld van de e-facturatieplicht?
Er zijn vier categorieën: ondernemingen onder de vrijstellingsregeling kleine ondernemingen met een drempel van 25.000 euro jaaromzet, de bijzondere landbouwregeling, niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, en bepaalde gefailleerde of vrijgestelde ondernemingen.
Wat als ik enkel aan particulieren factureer?
Dan moet je niet in dit formaat verzenden. Inkomende e-facturen van je leveranciers moet je wel kunnen ontvangen.
Welke boetes staan er op een overtreding?
De boetes zijn getrapt: 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro vanaf een derde. Tussen twee overtredingen zit drie maanden. De tolerantieperiode van 1 januari tot 31 maart 2026 is voorbij.
Wat moet er in Pipedrive staan om dit vlot te laten lopen?
Minstens het ondernemingsnummer (KBO of BCE) in een eigen gestandaardiseerd organisatieveld, het btw-nummer, het facturatieadres en de offertelijnen op de deal. Staat dat half in een notitieveld, dan kan je facturatiepakket geen geldige gestructureerde factuur opbouwen zonder handwerk.
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Facturation électronique en Belgique : ce qui change pour votre CRM
Depuis le 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA doivent utiliser entre elles des factures électroniques structurées. Fini le pdf en pièce jointe : place à un fichier que le logiciel de votre client lit lui-même. Pour la plupart des PME, ce n'est pas un bouleversement. C'est par contre une bonne raison de regarder comment vos ventes et votre facturation se parlent.
Nous ne sommes ni comptables ni fournisseur Peppol. Nous configurons Pipedrive. Cette page explique ce que l'obligation implique, et surtout là où elle touche votre CRM.
Ce qui s'applique depuis le 1er janvier 2026
Toutes les entreprises belges assujetties à la TVA doivent s'envoyer des factures électroniques structurées. Structuré veut dire : un fichier lu par un logiciel, pas un pdf lu par un humain. Peppol est le canal imposé, au format Peppol BIS, conforme à la norme européenne EN 16931.
L'inscription sur le réseau Peppol vaut elle-même accord pour la facturation électronique. Vous ne devez donc pas demander l'accord de chaque client séparément. Pour les marchés publics, l'obligation existe depuis plus longtemps, à savoir depuis le 1er mars 2024, sauf pour les contrats de moins de 3.000 euros. La base légale a été publiée au Moniteur belge le 20 février 2024.
Une période de tolérance a couru du 1er janvier au 31 mars 2026. Qui pouvait démontrer des démarches raisonnables et rapides échappait aux sanctions. Cette période est terminée. Les amendes sont progressives : 1.500 euros pour une première infraction, 3.000 euros pour une deuxième et 5.000 euros à partir de la troisième. Trois mois séparent deux infractions.
Pour qui l'obligation vaut et qui en est dispensé
Il existe quatre catégories d'exemption. Les entreprises sous le régime de la franchise pour petites entreprises, avec un seuil de 25.000 euros de chiffre d'affaires annuel. Le régime particulier agricole. Les assujettis non établis en Belgique et sans établissement stable. Et certaines entreprises faillies ou exemptées.
Si vous facturez uniquement à des particuliers, vous ne devez pas envoyer dans ce format. Recevoir reste par contre obligatoire. Vos fournisseurs vous enverront eux aussi des factures électroniques, et elles doivent arriver quelque part et être traitées.
Il y a peut-être aussi une contrepartie fiscale. Les autorités prévoient des incitants autour de la digitalisation et de la facturation électronique. Savoir si votre dossier y donne droit et ce que cela rapporte est une question pour votre comptable. Nous ne donnons aucun conseil fiscal.
Pourquoi il s'agit malgré tout d'une histoire de CRM
Pipedrive n'est pas un logiciel de facturation et n'est pas un Access Point Peppol. Aucune facture ne part de votre CRM. Nous recevons pourtant cette question chaque semaine, et à juste titre. L'obligation ne touche pas Pipedrive en soi, mais le bout de processus situé juste après l'affaire gagnée.
Regardez la chaîne. Vous faites un devis, le client signe, l'affaire passe en gagnée, et une facture doit naître. Avant, ce passage pouvait rester approximatif. Quelqu'un recopiait les données dans le logiciel de facturation, corrigeait une adresse au passage, et l'affaire était réglée. Un pdf accepte tout. À quoi ressemble ce chemin étape par étape, nous le décrivons dans
du devis à la facture électronique
Une facture structurée, elle, n'accepte pas tout. Elle est lue et contrôlée par un logiciel. S'il manque une donnée obligatoire, ce n'est pas une facture valable. Où votre CRM s'arrête et où l'Access Point commence, nous l'expliquons dans
Peppol et votre CRM
Les trois questions que reçoit chaque PME belge
Dans chaque conversation sur la facturation électronique, les mêmes trois questions reviennent. Toutes portent sur le même endroit : le passage entre la vente et la facturation.
Qui est l'Access Point dans la chaîne ?
Quelqu'un dans votre chaîne doit être raccordé à Peppol. C'est votre logiciel de facturation ou votre comptabilité, pas votre CRM. Teamleader est un Access Point Peppol certifié. Billit se positionne comme Access Point Peppol. Si vous ignorez quel outil envoie vos factures vers l'extérieur, l'analyse commence là.
Que doivent contenir les champs de l'affaire ?
Le logiciel de facturation ne construit une facture structurée valable qu'à partir de données complètes. Nom du client, adresse de facturation, numéro de TVA, référence, le traitement TVA correct et les lignes du devis. Si tout cela figure de façon complète et structurée dans l'affaire, la suite se déroule sans intervention manuelle. À moitié rempli, le recopiage recommence.
Le numéro d'entreprise est-il à sa place ?
Le numéro d'entreprise, BCE ou KBO, appartient à un champ d'organisation standardisé dans Pipedrive. Dans la pratique, nous le trouvons souvent dans un champ de notes, écrit de cinq façons différentes, ou pas du tout. Un champ pareil ne se transmet pas de façon fiable à un logiciel de facturation, car vous ne savez jamais ce qu'il contient vraiment.
Ce qui déraille quand la chaîne ne tient pas
La première chose que vous remarquez, c'est le travail manuel. Chaque affaire gagnée est réencodée dans le logiciel de facturation. À dix factures par mois, cela passe. À cent, cela devient vite une demi-journée par semaine, et ce temps ne va pas à la prospection.
La deuxième, ce sont les erreurs. Un numéro de TVA erroné ou une donnée obligatoire manquante donne une facture qui n'arrive pas. Le client n'a rien reçu, vous pensez avoir facturé, et vous le découvrez seulement quand le paiement tarde. Votre suivi client ne colle alors plus non plus, puisque dans le CRM l'affaire est bien en gagnée.
La troisième, c'est le risque de facturer structurellement en retard ou dans un format non conforme. La période de tolérance est terminée et les amendes montent à chaque infraction. Nous ne sommes pas juristes : pour l'analyse de votre situation, adressez-vous à votre comptable. Mais une chaîne qui repose sur le recopiage finit toujours par laisser passer quelque chose.
Ce que nous faisons
Nous configurons la partie qui nous revient : Pipedrive et la connexion vers votre logiciel de facturation. Concrètement, cela veut dire des champs standardisés au niveau de l'organisation et de l'affaire, avec le numéro d'entreprise à une place fixe et dans un format fixe. Des champs obligatoires avant qu'une affaire puisse passer en gagnée. Et un contrôle qui signale ce qui manque, avant que la facture doive partir.
Ensuite, nous mettons le flux en place. Une affaire gagnée transmet ses données au logiciel de facturation, qui construit la facture structurée et l'envoie via Peppol. Les connexions que nous utilisons et la façon dont nous les testons sont décrites sur
intégrations Pipedrive
. L'envoi reste chez le logiciel. Nous veillons à ce qu'il n'ait rien à deviner.
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Questions fréquentes sur la facturation électronique et Pipedrive
Pipedrive envoie-t-il lui-même des factures électroniques ?
Non. Pipedrive n'est pas un logiciel de facturation et n'est pas un Access Point Peppol. Vos factures partent de votre logiciel de facturation ou de comptabilité. Pipedrive fournit les données avec lesquelles ce logiciel construit une facture structurée valable.
Depuis quand la facturation électronique structurée est-elle obligatoire en Belgique ?
Depuis le 1er janvier 2026 entre entreprises belges assujetties à la TVA. Pour les marchés publics, l'obligation existe depuis le 1er mars 2024, sauf pour les contrats de moins de 3.000 euros.
Qui est dispensé de l'obligation ?
Quatre catégories : les entreprises sous le régime de la franchise pour petites entreprises avec un seuil de 25.000 euros de chiffre d'affaires annuel, le régime particulier agricole, les assujettis non établis en Belgique sans établissement stable, et certaines entreprises faillies ou exemptées.
Et si je facture uniquement à des particuliers ?
Vous ne devez alors pas envoyer dans ce format. Vous devez par contre pouvoir recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs.
Quelles amendes sont prévues ?
Les amendes sont progressives : 1.500 euros pour une première infraction, 3.000 euros pour une deuxième et 5.000 euros à partir de la troisième. Trois mois séparent deux infractions. La période de tolérance du 1er janvier au 31 mars 2026 est terminée.
Que faut-il dans Pipedrive pour que cela roule ?
Au minimum le numéro d'entreprise (BCE ou KBO) dans un champ d'organisation standardisé, le numéro de TVA, l'adresse de facturation et les lignes du devis sur l'affaire. Si tout cela vit à moitié dans un champ de notes, votre logiciel de facturation ne peut pas construire une facture structurée valable sans intervention manuelle.
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Peppol et votre CRM : pourquoi Pipedrive n'est pas un Access Point
Du devis à la facture électronique sans recopiage
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Votre chaîne du devis à la facture tient-elle la route ?
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est pas un bouleversement. C
inscription sur le réseau Peppol vaut elle-même accord pour la facturation électronique. Vous ne devez donc pas demander l
exemption. Les entreprises sous le régime de la franchise pour petites entreprises, avec un seuil de 25.000 euros de chiffre d
agit malgré tout d
est pas un logiciel de facturation et n
obligation ne touche pas Pipedrive en soi, mais le bout de processus situé juste après l
affaire passe en gagnée, et une facture doit naître. Avant, ce passage pouvait rester approximatif. Quelqu
accepte pas tout. Elle est lue et contrôlée par un logiciel. S
est pas une facture valable. Où votre CRM s
Access Point commence, nous l
un dans votre chaîne doit être raccordé à Peppol. C
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à partir de données complètes. Nom du client, adresse de facturation, numéro de TVA, référence, le traitement TVA correct et les lignes du devis. Si tout cela figure de façon complète et structurée dans l
entreprise, BCE ou KBO, appartient à un champ d
arrive pas. Le client n
est le risque de facturer structurellement en retard ou dans un format non conforme. La période de tolérance est terminée et les amendes montent à chaque infraction. Nous ne sommes pas juristes : pour l
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entreprise à une place fixe et dans un format fixe. Des champs obligatoires avant qu
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